Mã vạch, mã QR hàng hóa: khi nào cửa hàng nên bắt đầu dán nhãn

Nhiều cửa hàng vận hành khá ổn trong giai đoạn đầu chỉ với một cuốn sổ và trí nhớ của nhân viên. Nhưng đến lúc danh mục lên tới vài trăm mặt hàng, việc nhận diện sản phẩm bằng mắt và gõ tên bằng tay bắt đầu tạo ra những khoản lệch khó giải thích. Gắn mã vạch hoặc mã QR cho từng mặt hàng là bước định danh vật lý, làm nền cho mọi thao tác nhập, bán và kiểm kê về sau. Bài viết này đi vào phần thao tác cụ thể: khi nào nên bắt đầu, dùng mã nào, đặt mã ra sao và cần tránh những gì.

Dấu hiệu cho thấy cửa hàng nên bắt đầu gắn mã

Không phải cửa hàng nào cũng cần dán nhãn ngay từ ngày đầu. Tuy nhiên, nếu gặp một trong các tình huống dưới đây, đó là lúc nên bắt tay vào làm:

• Nhiều mặt hàng có tên gần giống nhau. Cùng một mẫu áo nhưng khác màu, khác size; cùng một loại phụ kiện nhưng khác quy cách đóng gói. Khi nhân viên gõ vài ký tự đầu để tìm, danh sách gợi ý hiện ra hàng chục dòng na ná nhau và việc chọn nhầm là chuyện xảy ra thường xuyên.
• Bán nhầm sản phẩm mà không phát hiện kịp. Khách mua size L nhưng phần mềm trừ tồn size M. Đến cuối tháng, tồn kho trên sổ và tồn thực tế lệch nhau mà không ai biết sai ở giao dịch nào.
• Kiểm kê kéo dài và kết quả vẫn không khớp. Đếm bằng tay rồi đối chiếu với tên hàng trên giấy mất nhiều giờ, chỉ cần một người đọc nhầm dòng là cả bảng phải làm lại.
• Hàng theo nhiều đơn vị tính. Nhập theo thùng, bán theo lốc hoặc theo cái; nếu không định danh rõ từng quy cách, con số tồn sẽ rối ngay từ khâu nhập.

Khó khăn phổ biến của người quản lý kho là không nắm chắc số lượng và chủng loại hàng hóa theo từng nhóm, từ đó dễ dẫn tới thất thoát hoặc thiếu hụt. Trong khi đó, việc quét mã thay cho thao tác gõ tay giúp hạn chế sai sót nhập liệu và rút ngắn thời gian kiểm đếm. Nói cách khác, mã sản phẩm không phải để cho đẹp tem nhãn, mà là cách buộc mọi giao dịch phải đi qua một định danh thống nhất.

Mã có sẵn của nhà sản xuất và mã tự tạo: dùng cái nào

Hàng hóa trong cửa hàng thường chia thành hai nhóm: nhóm đã có mã in sẵn trên bao bì từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, và nhóm chưa có mã. Phần mềm quản lý hàng hóa nên cho phép lưu đồng thời cả mã vạch hoặc mã QR dán trên sản phẩm lẫn mã sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp, để cùng một mặt hàng có thể tra theo nhiều cách.

Khi nào dùng mã in sẵn

Với hàng tiêu dùng đóng gói, mỹ phẩm, đồ điện gia dụng, sách… bao bì thường đã có mã vạch. Trong trường hợp này, hãy tận dụng mã đó: khi nhập hàng, chỉ cần quét mã để đưa vào danh mục, không cần in tem riêng. Cách làm này tiết kiệm công sức và tránh việc tạo ra một mã nội bộ thứ hai cho cùng một sản phẩm.

Khi nào cần tự tạo mã

Nhóm cần mã tự tạo gồm:

• Hàng không có bao bì tiêu chuẩn: nông sản, thực phẩm cân ký, vật liệu bán lẻ theo mét.
• Hàng gia công hoặc tự sản xuất: thời trang thiết kế, đồ thủ công, quà tặng đóng gói lại.
• Hàng lẻ tách ra từ thùng: thùng có mã nhưng từng đơn vị lẻ bên trong không có.
• Hàng có biến thể mà mã nhà sản xuất chỉ in chung cho cả dòng.

Với nhóm này, phần mềm cần có chức năng sinh mã mới, gán mã cho từng sản phẩm và in tem dưới dạng mã vạch hoặc mã QR ngay tại cửa hàng. Khi đã có tem dán, thao tác tại quầy với hàng tự tạo mã hoàn toàn giống với hàng có mã in sẵn.

Quy tắc đặt mã nội bộ: ngắn, nhất quán, không chứa thông tin dễ thay đổi

Mã nội bộ là thứ sẽ tồn tại suốt vòng đời của sản phẩm trong hệ thống, vì vậy cần đặt ra quy tắc ngay từ đầu thay vì để mỗi nhân viên tự nghĩ.

Ngắn và dễ đọc

Mã càng dài càng dễ in lỗi, dễ đọc nhầm khi phải nhập tay trong tình huống máy quét không đọc được. Hãy tránh các ký tự dễ nhầm lẫn như chữ O với số không, chữ I với số một; không dùng dấu tiếng Việt, khoảng trắng hay ký tự đặc biệt trong mã.

Nhất quán theo một cấu trúc

Một cấu trúc phổ biến là: tiền tố nhóm hàng, tiếp theo là mã mẫu, rồi đến thuộc tính cố định như màu sắc, kích cỡ. Quan trọng là mọi mặt hàng trong cùng nhóm phải đặt theo cùng cấu trúc đó. Khi phần mềm có chức năng sinh mã tự động, nên để phần mềm tạo phần số thứ tự, con người chỉ chọn tiền tố nhóm. Cách này loại bỏ gần như hoàn toàn tình trạng hai người đặt hai mã cho cùng một thứ.

Không nhúng thông tin dễ thay đổi

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều cửa hàng đưa thông tin giá cả, tên nhà cung cấp hoặc vị trí kệ vào mã. Khi giá thay đổi hoặc chuyển nhà cung cấp, mã trở nên sai và buộc phải in lại tem cho toàn bộ hàng tồn. Mã chỉ nên mô tả những thuộc tính không đổi của sản phẩm; mọi thứ còn lại hãy để phần mềm lưu trong hồ sơ sản phẩm, nơi có thể cập nhật mà không ảnh hưởng tới tem đã dán.

Một mã tương ứng một đơn vị tồn kho

Hai biến thể khác nhau về màu hoặc size phải là hai mã khác nhau. Với hàng theo nhiều đơn vị tính và quy cách đóng gói, phần mềm nên cho phép khai báo quy cách quy đổi cho cùng một sản phẩm, để quét mã thùng hay mã lẻ đều trừ tồn đúng về một gốc.

Thiết bị tối thiểu và thao tác tại quầy

Để bắt đầu, cửa hàng không cần đầu tư phức tạp. Về nguyên tắc, cần ba thành phần:

• Thiết bị đọc mã: có thể là máy quét cầm tay nối với máy tính thu ngân, hoặc chính camera điện thoại thông qua ứng dụng bán hàng. Với cửa hàng nhỏ, ứng dụng trên điện thoại là cách khởi đầu nhẹ nhàng trước khi mua thêm thiết bị chuyên dụng.
• Thiết bị in tem và cuộn tem: chỉ cần thiết khi có hàng phải tự tạo mã. Nếu phần lớn hàng đã có mã in sẵn, có thể hoãn khoản này.
• Phần mềm quản lý hàng hóa: nơi lưu danh mục, sinh mã, nhận tín hiệu quét và trừ tồn.

Các công nghệ như tem RFID giúp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và nâng độ chính xác của kho, nhưng đó là bước nâng cao dành cho kho quy mô lớn; cửa hàng mới bắt đầu nên đi từ mã vạch hoặc mã QR in trên tem giấy.

Thao tác tại quầy khi đã có mã

Quy trình bán hàng rút lại thành vài bước đơn giản: quét mã, phần mềm tự nhận diện đúng sản phẩm và biến thể, nhân viên chỉ xác nhận số lượng, thu tiền. Không còn thao tác gõ tên và chọn trong danh sách dài. Khi các nghiệp vụ bán hàng và kho được kết nối trong cùng một hệ thống, cửa hàng không phải nhập lại dữ liệu ở nhiều nơi, còn người quản lý nhìn thấy hoạt động trên cùng một nguồn số liệu. Mỗi lần quét bán là một lần tồn kho được trừ chính xác theo đúng mã, và đó chính là lý do các bài về tồn kho hay quản lý nhiều chi nhánh mới có thể vận hành được.

Quy trình dán nhãn khi nhập hàng để không bỏ sót

Phần lớn tình trạng hàng không có mã trên kệ không phải do thiếu thiết bị, mà do quy trình nhập hàng không có bước bắt buộc. Nguyên tắc cốt lõi: không có mặt hàng nào được lên kệ khi chưa có mã trong hệ thống và chưa có tem trên sản phẩm. Quy trình gợi ý như sau:

1. Nhận hàng và đối chiếu với đơn đặt hàng: kiểm số lượng, chủng loại trước khi mở thùng.
2. Quét thử mã in sẵn trên bao bì: nếu phần mềm nhận diện được, hàng đã có trong danh mục; nếu chưa, tạo sản phẩm mới và gắn mã này vào.
3. Với hàng không có mã: tạo mã theo quy tắc nội bộ, in tem đủ theo số lượng nhập.
4. Dán tem vào vị trí cố định trên sản phẩm (ví dụ góc dưới bên phải của nhãn), để nhân viên quầy luôn biết tìm ở đâu.
5. Quét từng mã hoặc nhập theo lô để ghi nhận phiếu nhập kho; phần mềm cập nhật tồn kho theo mã.
6. Chỉ sau khi phiếu nhập đã lưu và tem đã dán, hàng mới được chuyển ra kệ trưng bày.

Với hàng nhập theo thùng nhưng bán lẻ, cần in tem cho cả đơn vị thùng và đơn vị lẻ, hoặc khai báo quy cách quy đổi để mã thùng khi tách ra vẫn trừ tồn về đúng sản phẩm. Phân hệ quản lý kho trong phần mềm có nhiệm vụ theo dõi hàng hóa qua toàn bộ chuỗi nhập, lưu trữ, xuất và luân chuyển; mã trên tem chính là sợi dây nối các bước đó lại với nhau.

Kiểm kê bằng máy quét

Khi mọi mặt hàng đã có mã, kiểm kê không còn là đếm rồi dò tên trên giấy. Nhân viên đi dọc kệ, quét từng sản phẩm, phần mềm cộng dồn số lượng thực tế và tự so với số trên sổ. Chênh lệch được liệt kê theo từng mã, từ đó lập phiếu điều chỉnh tồn kho sau kiểm kê thay vì sửa tay. Các báo cáo như thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hóa hay tổng hợp nhập – xuất – tồn chỉ đáng tin khi dữ liệu đầu vào được ghi nhận qua mã đồng nhất.

Lỗi thường gặp khi gắn mã và cách tránh

Một sản phẩm có nhiều mã

Thường xảy ra khi nhập lại đợt hàng mới, nhân viên không tìm thấy sản phẩm cũ (do gõ tên sai) nên tạo mới. Kết quả là tồn kho bị chia đôi, báo cáo sai và kiểm kê lệch. Cách tránh: luôn quét mã in sẵn hoặc tìm theo mã trước khi tạo mới; định kỳ rà danh mục để gộp các mã trùng; giới hạn quyền tạo sản phẩm mới cho một vài người được đào tạo.

Mã trùng giữa các chi nhánh

Khi mỗi chi nhánh tự đặt mã, hai nơi có thể dùng cùng một mã cho hai sản phẩm khác nhau, hoặc đặt hai mã khác nhau cho cùng một sản phẩm. Đến lúc điều chuyển hàng hoặc tổng hợp báo cáo, số liệu không thể ghép được. Giải pháp là dùng một danh mục sản phẩm tập trung do trụ sở quản lý, chi nhánh chỉ được chọn từ danh mục chung chứ không tự sinh mã. Lợi ích lớn của phần mềm dùng chung là dữ liệu được đồng bộ và tập trung, nhưng điều đó chỉ phát huy khi mã sản phẩm thống nhất ngay từ gốc.

Nhúng thông tin thay đổi vào mã

Như đã nói ở phần quy tắc đặt mã, mã chứa giá cả hoặc tên nhà cung cấp sẽ lỗi thời rất nhanh. Hãy để mã chỉ là định danh, các thuộc tính khác lưu trong hồ sơ sản phẩm.

Tem kém chất lượng, dán sai vị trí

Tem in mờ, bong góc hoặc dán lên bề mặt cong khiến máy quét không đọc được, nhân viên quay lại gõ tay và toàn bộ nỗ lực định danh mất ý nghĩa. Nên chọn loại tem phù hợp với bề mặt sản phẩm, in thử và quét thử trước khi in hàng loạt, và quy định vị trí dán cố định cho từng nhóm hàng.

Có mã nhưng vẫn nhập tay

Một số cửa hàng dán tem đầy đủ nhưng nhân viên vẫn quen gõ tên vì thấy nhanh hơn với vài mặt hàng bán chạy. Thói quen này tái tạo đúng loại sai sót mà mã sinh ra để loại bỏ. Người quản lý nên theo dõi tỷ lệ giao dịch có quét mã và nhắc nhở ngay từ tuần đầu triển khai.

Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng ít mặt hàng có cần dán nhãn không?

Nếu danh mục chỉ vài chục mặt hàng với tên rõ ràng, có thể chưa cần. Nhưng khi xuất hiện biến thể về màu, size, quy cách hoặc khi bắt đầu có nhân viên bán hàng thay phiên, việc gắn mã nên được làm sớm để tránh phải chuẩn hóa lại khi dữ liệu đã rối.

Nên dùng mã vạch hay mã QR?

Cả hai đều phục vụ mục đích định danh. Mã vạch quen thuộc với hàng đóng gói sẵn và máy quét thông thường; mã QR phù hợp khi quét bằng camera điện thoại và khi tem có diện tích nhỏ. Điều quan trọng hơn hình thức mã là phần mềm phải đọc được cả hai và quy về cùng một sản phẩm.

Hàng đã có mã nhà sản xuất thì có cần in thêm tem nội bộ?

Thông thường không cần. Hãy nhập mã có sẵn vào danh mục và dùng trực tiếp. Chỉ in tem nội bộ khi mã nhà sản xuất không phân biệt được biến thể cửa hàng muốn quản lý, hoặc khi tách lẻ từ thùng.

Bắt đầu kiểm kê bằng máy quét như thế nào?

Chọn một nhóm hàng hoặc một khu vực kệ để làm thử, quét toàn bộ, so với số trên phần mềm và lập phiếu điều chỉnh. Sau khi quen thao tác, mở rộng ra toàn kho. Làm từng phần giúp phát hiện sớm hàng chưa có mã và tem khó đọc.

Bắt đầu từ bước định danh, mọi bài toán kho sẽ đơn giản hơn

Gắn mã cho hàng hóa là công việc có phần thủ công, nhưng là nền tảng để các số liệu về tồn kho, nhập xuất và báo cáo theo chi nhánh trở nên đáng tin. Nếu cửa hàng của bạn đang ở giai đoạn tìm hàng bằng mắt và gõ tên bằng tay, hãy bắt đầu bằng việc chốt quy tắc đặt mã, chuẩn hóa danh mục và đưa bước dán tem vào quy trình nhập hàng. Đội ngũ SoftAZ sẵn sàng trao đổi cùng bạn về cách thiết lập danh mục, sinh mã và quét mã bán hàng trên phần mềm bán hàng. Liên hệ với chúng tôi qua softaz.vn để được tư vấn lộ trình phù hợp với quy mô cửa hàng.