Theo dõi nhà cung cấp, đơn nhập hàng để chủ động nguồn hàng

Nhiều cửa hàng và doanh nghiệp phân phối vẫn quản lý nguồn hàng theo cách quen thuộc: số điện thoại nhà cung cấp lưu trong máy của một nhân viên, đơn đặt hàng gửi qua tin nhắn, đơn giá mua vào nằm rải rác trong file Excel hoặc trên hóa đơn giấy. Cách làm này vận hành được khi quy mô nhỏ, nhưng khi số mặt hàng và số đối tác tăng lên, người chủ rất khó trả lời nhanh những câu hỏi cơ bản: lô hàng này nhập từ ai, hẹn giao ngày nào, lần trước mua với mức nào, nhà cung cấp nào hay giao chậm. Bài viết dưới đây gợi ý cách tổ chức dữ liệu nhà cung cấp, đơn đặt hàng nhập và lịch sử đơn giá mua vào trên phần mềm để doanh nghiệp làm chủ nguồn hàng thay vì bị động chạy theo từng đợt thiếu hàng.

Vì sao cần theo dõi nhà cung cấp một cách có hệ thống

Nguồn hàng là đầu vào của toàn bộ hoạt động bán hàng và bảo hành phía sau. Khi thông tin đầu vào không đầy đủ, mọi khâu tiếp theo đều phải xử lý thủ công: kế toán đối chiếu công nợ bằng cách lật lại từng hóa đơn, kho không biết hàng về thiếu hay đủ so với đơn đã đặt, bộ phận bán hàng không rõ mặt hàng nào sắp hết để kịp đặt bổ sung.

Về mặt pháp lý, bên nhập khẩu hàng hóa cần chuyển cho bên bán hàng các tài liệu đầy đủ và chính xác liên quan tới chất lượng của hàng hóa đó. Nghĩa là ngoài việc nhận hàng, doanh nghiệp bán lẻ hoặc phân phối còn cần một nơi để lưu chứng từ chất lượng đi kèm từng lô, từng đợt nhập. Nếu các tài liệu này nằm rời rạc, khi khách hàng hoặc cơ quan quản lý hỏi tới sẽ rất mất thời gian tìm lại.

Một khía cạnh khác thường bị bỏ qua là kiểm soát hàng mẫu, hàng lỗi, hàng đổi trả và hàng tồn. Các khuyến nghị về chống hàng giả đều nhấn mạnh doanh nghiệp nên quản lý chặt những nguồn hàng này để tránh bị tuồn ra ngoài và lẫn với hàng không rõ nguồn gốc. Chỉ khi từng đơn vị hàng được gắn với nhà cung cấp và đơn nhập cụ thể, doanh nghiệp mới chứng minh được đường đi của hàng hóa trong hệ thống của mình.

Hồ sơ nhà cung cấp nên lưu những gì trên phần mềm

Phần mềm quản lý bán hàng và kho của SoftAZ có phân hệ quản lý nhà cung cấp tách riêng khỏi danh sách khách hàng. Mỗi nhà cung cấp là một hồ sơ độc lập, và giá trị của hồ sơ nằm ở việc dữ liệu được nhập đủ ngay từ đầu. Dưới đây là các nhóm thông tin nên có.

Lưu ý về nhóm chứng từ: các khuyến nghị cho nhà sản xuất trong công tác chống hàng giả nêu rõ nên giữ lại hóa đơn, vận đơn, thông tin tài khoản nhận tiền và kho hàng để làm bằng chứng. Doanh nghiệp phân phối cũng nên áp dụng nguyên tắc tương tự cho phía đầu vào của mình: mỗi lần nhập hàng, đính kèm bản chụp chứng từ vào đúng phiếu nhập trên phần mềm thay vì để trong một thư mục chung.

Quản lý đơn đặt hàng nhập theo vòng đời

Đơn đặt hàng nhập không chỉ là một tờ giấy ghi danh sách hàng cần mua. Trên phần mềm, nó là đối tượng có trạng thái và được liên kết với các chứng từ phía sau. Một quy trình gợi ý gồm các bước sau.

Bước 1: Lập đơn đặt hàng từ nhu cầu thực tế

Thay vì ước lượng, người phụ trách mua hàng nên xuất phát từ dữ liệu tồn kho và tốc độ bán trên phần mềm. Danh sách mặt hàng dưới mức tồn tối thiểu do doanh nghiệp tự thiết lập sẽ là đầu vào để tạo đơn. Mỗi dòng hàng trên đơn gắn với mã hàng, số lượng, đơn vị tính và nhà cung cấp dự kiến.

Bước 2: Gửi đơn và ghi nhận xác nhận

Sau khi nhà cung cấp xác nhận, đơn chuyển sang trạng thái đã xác nhận, kèm ngày hẹn giao mà hai bên thống nhất. Việc lưu ngày hẹn giao ngay trên đơn rất quan trọng: đây là mốc để về sau doanh nghiệp đối chiếu với ngày hàng thực tế về kho.

Bước 3: Nhận hàng và lập phiếu nhập từ đơn

Khi hàng về, thủ kho không tạo phiếu nhập trống mà tạo phiếu nhập từ chính đơn đặt hàng. Phần mềm tự kéo danh sách hàng theo đơn, thủ kho chỉ điều chỉnh số lượng thực nhận. Cách này cho thấy ngay đơn nào giao đủ, đơn nào giao thiếu hoặc giao thừa, và phần còn lại của đơn vẫn được theo dõi cho đợt giao tiếp theo.

Bước 4: Gắn lô, hạn dùng, serial khi nhập

Với hàng có hạn sử dụng hoặc hàng điện tử có số serial, IMEI, việc nhập thông tin này ngay tại phiếu nhập giúp mỗi đơn vị hàng mang theo nguồn gốc của nó suốt vòng đời. Áp dụng quản lý theo lô, hạn dùng và serial bằng phần mềm còn được ghi nhận là giúp giảm sai sót thủ công nhờ các bước được tự động hóa thay vì ghi tay.

Bước 5: Đóng đơn và đối chiếu công nợ

Khi toàn bộ hàng trên đơn đã về và hóa đơn đã khớp, đơn chuyển sang trạng thái hoàn tất. Công nợ phải trả được tính từ phiếu nhập và điều khoản thanh toán đã lưu trong hồ sơ nhà cung cấp, kế toán không cần nhập lại.

Khai thác lịch sử đơn giá mua vào

Mỗi phiếu nhập đều có đơn giá mua tại thời điểm đó. Khi các phiếu này được lưu tập trung, phần mềm tự hình thành một chuỗi lịch sử đơn giá theo từng mặt hàng và từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể dùng chuỗi này theo mấy hướng.

• So sánh giữa các nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng. Khi một mặt hàng được mua từ nhiều nguồn, màn hình lịch sử cho thấy nguồn nào thường có mức mua vào thấp hơn, nguồn nào biến động mạnh. Đây là dữ liệu thực tế của chính doanh nghiệp, không phải con số nghe kể lại.
• Theo dõi xu hướng theo thời gian. Nhìn chuỗi đơn giá của một mặt hàng qua nhiều lần nhập giúp nhận ra giai đoạn tăng, giảm, từ đó cân nhắc thời điểm đặt hàng với số lượng lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
• Cảnh báo chênh lệch bất thường. Doanh nghiệp có thể thiết lập để phần mềm đánh dấu khi đơn giá trên phiếu nhập mới lệch đáng kể so với lần nhập gần nhất của cùng mặt hàng, cùng nhà cung cấp. Người duyệt sẽ kiểm tra trước khi xác nhận thay vì phát hiện muộn khi tính toán cuối tháng.
• Làm cơ sở đàm phán. Khi làm việc lại với nhà cung cấp, người mua hàng có trong tay toàn bộ lịch sử giao dịch của hai bên: số lần đặt, tổng lượng đã mua, các lần điều chỉnh đơn giá. Thông tin này giúp cuộc trao đổi dựa trên dữ liệu chung thay vì cảm tính.

Một lưu ý khi dùng lịch sử đơn giá: cần thống nhất đơn vị tính giữa các lần nhập. Nếu lần này nhập theo thùng, lần sau nhập theo cái mà không quy đổi trong danh mục hàng, chuỗi lịch sử sẽ mất ý nghĩa so sánh. Đây là lý do nên khai báo đơn vị tính và quy cách đóng gói ngay trong danh mục hàng cung cấp của từng nhà cung cấp.

Đánh giá nhà cung cấp dựa trên dữ liệu đã ghi nhận

Khi đơn đặt hàng, phiếu nhập và phiếu trả hàng đều nằm trên phần mềm, doanh nghiệp có thể tự xây dựng bộ tiêu chí đánh giá phù hợp với ngành hàng của mình. Một số tiêu chí thường được cân nhắc:

1. Mức độ đúng hẹn giao hàng. Có thể so sánh ngày hàng thực tế về kho trên phiếu nhập với ngày hẹn giao đã lưu trên đơn đặt. Nhà cung cấp nào thường xuyên lệch so với cam kết sẽ hiện rõ sau một thời gian theo dõi.
2. Mức độ giao đủ số lượng. Tỷ lệ giữa số lượng thực nhận và số lượng đặt trên từng đơn cho biết nhà cung cấp có hay giao thiếu, buộc doanh nghiệp phải chờ đợt bổ sung hay không.
3. Chất lượng hàng nhận. Số phiếu trả hàng, số lượng hàng lỗi phát hiện khi kiểm nhập, phản ánh từ khách hàng về các lô có nguồn gốc từ nhà cung cấp đó.
4. Tính đầy đủ của chứng từ. Lô hàng nào về có kèm đầy đủ hóa đơn, tài liệu chất lượng; lô nào thiếu và phải bổ sung sau.
5. Tính ổn định của đơn giá. Dựa trên lịch sử đã nêu ở phần trên.

Kết quả đánh giá nên được ghi chú ngay trong hồ sơ nhà cung cấp theo từng kỳ, để người ra quyết định mua hàng sau này không phải dựng lại từ đầu. Mục tiêu không phải để loại bỏ đối tác, mà để biết mình nên đặt hàng gì, ở đâu, với mức dự phòng thời gian bao nhiêu cho từng nguồn.

Kết nối nguồn hàng với bảo hành và kiểm soát hàng lỗi

Với hàng hóa có bảo hành, dữ liệu nhà cung cấp còn phục vụ trực tiếp khâu hậu mãi. Pháp luật đặt ra cho bên nhập khẩu trách nhiệm thông tin về bảo hành và thực hiện bảo hành đối với bên bán hàng cũng như người tiêu dùng. Khi doanh nghiệp bán lẻ tiếp nhận một ca bảo hành, điều cần biết đầu tiên là chiếc máy này nhập từ đâu, thuộc lô nào, để chuyển yêu cầu về đúng nhà cung cấp hoặc đúng trung tâm được ủy quyền.

Nếu phiếu nhập đã gắn serial hoặc IMEI cho từng đơn vị hàng, phần mềm có thể truy từ chiếc máy khách mang tới ngược về phiếu nhập, đơn đặt hàng và hồ sơ nhà cung cấp chỉ trong vài thao tác. Ở chiều ngược lại, khi một nhà cung cấp thông báo lô hàng có vấn đề, doanh nghiệp lọc ngay được những đơn vị hàng thuộc lô đó còn trong kho hay đã bán cho khách nào để chủ động xử lý.

Hàng lỗi phát hiện khi kiểm nhập, hàng khách đổi trả và hàng mẫu cũng cần được quản lý ở kho riêng trên phần mềm, có phiếu xuất, nhập và trả về nhà cung cấp rõ ràng. Cách tổ chức này đáp ứng khuyến nghị kiểm soát chặt các nguồn hàng đặc biệt để chúng không bị trộn lẫn với hàng bán chính thức.

Triển khai từng bước cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Không cần số hóa mọi thứ cùng lúc. Một lộ trình gợi ý:

• Giai đoạn đầu: chuẩn hóa danh mục nhà cung cấp và danh mục hàng hóa, khai báo đơn vị tính và mã hàng hai bên. Đây là nền để mọi chứng từ sau này không bị trùng, lệch.
• Giai đoạn tiếp theo: bắt buộc mọi lần nhập kho đều đi qua đơn đặt hàng trên phần mềm, dù là đơn nhỏ. Thói quen này tạo ra dữ liệu lịch sử.
• Giai đoạn mở rộng: bật theo dõi lô, hạn dùng, serial cho nhóm hàng cần thiết; đính kèm chứng từ vào phiếu nhập; thiết lập cảnh báo tồn tối thiểu và chênh lệch đơn giá.
• Giai đoạn khai thác: định kỳ xem báo cáo theo nhà cung cấp, cập nhật ghi chú đánh giá và điều chỉnh danh sách nguồn hàng ưu tiên.

Phần mềm quản lý bán hàng của SoftAZ tại phanmembanhang.com và giải pháp quản trị tổng thể ERPAZ đều được thiết kế để các bước trên liền mạch với nhau: từ đơn đặt hàng đến phiếu nhập, công nợ, tồn kho và bảo hành dùng chung một cơ sở dữ liệu. Với doanh nghiệp phân phối nhiều kênh, DMSAZ hỗ trợ thêm phần theo dõi hàng hóa theo tuyến và điểm bán.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp chỉ có vài nhà cung cấp quen thì có cần quản lý trên phần mềm không?

Vẫn nên. Giá trị lớn nhất không nằm ở số lượng nhà cung cấp mà ở lịch sử giao dịch được tích lũy. Sau một thời gian, chuỗi đơn giá và ghi nhận giao hàng của vài đối tác quen cũng đủ để doanh nghiệp đàm phán và lập kế hoạch nhập hàng có cơ sở hơn.

Nhập hàng không qua đơn đặt trước, chỉ gọi điện rồi hàng về, phải làm sao?

Phần mềm vẫn cho phép tạo phiếu nhập trực tiếp, nhưng nên tạo đơn đặt hàng ngay lúc gọi điện, dù chỉ mất vài phút. Có đơn mới có ngày hẹn giao và số lượng đặt để đối chiếu, nếu không dữ liệu đánh giá nhà cung cấp sẽ thiếu.

Lịch sử đơn giá mua vào có cần nhập lại dữ liệu cũ từ Excel không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ thời điểm triển khai; dữ liệu mới sẽ dần đủ để so sánh. Nếu muốn nhìn xu hướng dài hơn, có thể nhập bổ sung một số mặt hàng chủ lực, miễn là thống nhất đơn vị tính.

Có nên cho nhân viên bán hàng xem đơn giá mua vào không?

Phần mềm cho phép phân quyền theo vai trò. Thông thường chỉ người phụ trách mua hàng, kế toán và chủ doanh nghiệp xem được thông tin này, còn nhân viên bán hàng chỉ thấy tồn kho và thông tin cần cho việc bán.

Quản lý nhà cung cấp trên phần mềm có liên quan gì tới bảo hành cho khách?

Có. Khi hàng được gắn serial, lô và nhà cung cấp từ lúc nhập, mỗi ca bảo hành đều truy được nguồn gốc để chuyển yêu cầu đúng nơi, và khi có lô hàng gặp vấn đề doanh nghiệp lọc được ngay các đơn vị liên quan.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó trong việc theo dõi nguồn hàng, đơn đặt và lịch sử đơn giá mua vào, hãy liên hệ SoftAZ qua website softaz.vn để được tư vấn mô hình quản lý phù hợp với ngành hàng và quy mô của mình.