Hệ thống quản lý phân phối DMS là gì? Khác gì CRM và POS?

Khi doanh nghiệp sản xuất – phân phối mở rộng mạng lưới nhà phân phối, đại lý và điểm bán, việc quản lý bằng bảng tính hay điện thoại nhanh chóng trở nên quá tải. Đây là lúc nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu về DMS – hệ thống quản lý kênh phân phối. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn DMS với CRM hoặc phần mềm bán hàng cho cửa hàng. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ DMS là gì, ai nên dùng, và vì sao ba loại phần mềm này phục vụ những mục đích khác nhau.

DMS là gì? Hiểu đúng về hệ thống quản lý kênh phân phối

DMS là viết tắt của Distribution Management System, dịch sang tiếng Việt là hệ thống quản lý kênh phân phối. Đây là nhóm giải pháp phần mềm được xây dựng để doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động đưa hàng hóa ra thị trường theo kênh truyền thống (GT) – tức là kênh đi qua nhà phân phối, đại lý rồi đến các cửa hàng bán lẻ, tạp hóa, quầy thuốc, điểm bán nhỏ lẻ.

Nói một cách đơn giản, DMS trả lời cho doanh nghiệp ba câu hỏi cốt lõi:

• Hàng của tôi đang ở đâu trong chuỗi: còn ở kho tổng, đã xuống nhà phân phối, hay đã bán ra tại điểm bán?
• Đội ngũ bán hàng ngoài thị trường đang làm gì, ghé điểm bán nào, lấy được đơn gì?
• Chính sách bán hàng, chương trình ưu đãi cho kênh có được áp dụng đúng đối tượng, đúng thời điểm hay không?

Khi mạng lưới phân phối ngày càng lớn, DMS giúp doanh nghiệp số hóa quy trình bán hàng, theo dõi dòng chảy sản phẩm từ nhà sản xuất tới điểm bán cuối và tập trung dữ liệu về một nơi để quản trị. Mục tiêu là dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng được đồng bộ, không còn tình trạng mỗi nhà phân phối một sổ sách, mỗi nhân viên một file Excel.

DMS giải quyết những bài toán nào trong vận hành phân phối?

Để hiểu rõ phạm vi của DMS, hãy nhìn vào những nghiệp vụ mà hệ thống này được thiết kế để xử lý.

Theo dõi bán hàng và điều phối đội ngũ sales theo thời gian thực

DMS cho phép người quản lý nhìn thấy hoạt động bán hàng của từng nhân viên thị trường ngay khi dữ liệu được cập nhật từ ứng dụng di động: lộ trình viếng thăm, đơn hàng lấy tại điểm bán, kết quả làm việc trong ngày. Việc điều phối đội ngũ vì thế không còn dựa vào báo cáo cuối tuần mà có thể can thiệp sớm khi phát hiện điểm bán bị bỏ sót hoặc tuyến chưa được phủ.

Quản lý tồn kho ở mọi cấp trong chuỗi

Một trong những điểm khác biệt lớn của DMS so với phần mềm kho thông thường là khả năng theo dõi tồn kho ở tất cả các cấp: kho trung tâm của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối, kho đại lý và cả lượng hàng thực tế đang nằm trên kệ điểm bán. Nhờ vậy doanh nghiệp đánh giá được hàng có thực sự được bán ra (sell-out) hay chỉ đang chất đống ở kho trung gian (sell-in).

Tự động áp dụng chương trình ưu đãi cho kênh phân phối

Trong phân phối, các chương trình thúc đẩy bán hàng cho nhà phân phối và điểm bán thường rất phức tạp: theo ngưỡng sản lượng, theo nhóm hàng, theo khu vực, theo thời gian. Hệ thống DMS tự động hóa việc áp dụng và theo dõi các chương trình này, đảm bảo chính sách đến đúng đối tượng, đúng khoảng thời gian, không cần nhân viên tự tính tay – giảm sai sót và tranh cãi với nhà phân phối.

Quản lý nhà phân phối, độ phủ và báo cáo đa chiều

DMS đi sâu vào nghiệp vụ đặc thù của kênh phân phối: quản lý nhà phân phối, đo độ phủ thị trường, theo dõi sell-out và chính sách bán hàng. Dữ liệu thu về được tổng hợp thành báo cáo đa chiều về doanh số, tồn kho, xu hướng thị trường, giúp ban lãnh đạo phân tích hiệu quả kinh doanh thay vì chỉ nhìn một con số tổng cuối tháng.

Doanh nghiệp nào nên cân nhắc triển khai DMS?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần DMS. Hệ thống này phát huy giá trị khi doanh nghiệp bán hàng qua nhiều tầng trung gian và cần kiểm soát hàng hóa, chính sách, con người ở ngoài thị trường. Các nhóm điển hình gồm:

• Doanh nghiệp sản xuất – phân phối hàng tiêu dùng qua kênh GT: có hệ thống nhà phân phối, đại lý và hàng nghìn điểm bán lẻ, có đội ngũ nhân viên thị trường đi tuyến hằng ngày.
• Doanh nghiệp phân phối dược phẩm và thiết bị y tế: cần đảm bảo tính minh bạch của hệ thống phân phối, truy được hàng đi qua kênh nào, đến điểm bán nào.
• Ngành thực phẩm, dược phẩm: sản phẩm có hạn sử dụng, cần quản lý xuất hàng theo nguyên tắc hết hạn trước – xuất trước (FEFO) ở từng cấp kho.
• Doanh nghiệp phân phối kèm lắp đặt thiết bị: ngoài bán hàng còn phải theo dõi lịch bảo trì, bảo hành cho sản phẩm đã giao tới khách hàng cuối.

Bảng dưới đây tóm tắt một số tính năng mở rộng của DMS theo đặc thù ngành:

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ bán trực tiếp cho người tiêu dùng tại một vài cửa hàng, hoặc bán dự án cho một số khách doanh nghiệp, DMS có thể là giải pháp quá lớn so với nhu cầu. Khi đó CRM hoặc phần mềm bán hàng cho cửa hàng mới là công cụ phù hợp hơn.

DMS khác gì CRM và phần mềm bán hàng cho cửa hàng?

Cả ba loại phần mềm đều liên quan đến “bán hàng”, nên dễ bị gộp chung. Tuy nhiên chúng được sinh ra để phục vụ những mục đích rất khác nhau.

CRM – quản lý quan hệ và hành trình khách hàng

CRM (Customer Relationship Management) tập trung vào khách hàng với tư cách là đối tượng cần chăm sóc: lưu lịch sử tương tác, quản lý cơ hội bán hàng, phân công nhân viên theo dõi, nhắc lịch gọi lại, chăm sóc sau bán. CRM phù hợp với doanh nghiệp bán dịch vụ, bán dự án, bán cho khách doanh nghiệp (B2B) hoặc bất kỳ mô hình nào mà việc “nuôi dưỡng” mối quan hệ quyết định doanh thu. Một số nền tảng kết hợp CRM với phân hệ phân phối trên cùng hệ thống, nhưng lõi của CRM vẫn là quan hệ khách hàng chứ không phải dòng hàng hóa qua nhiều cấp kho. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giải pháp này tại CRMAZ.

Phần mềm bán hàng cho cửa hàng (POS) – bán lẻ tại quầy

Phần mềm bán hàng cho cửa hàng xoay quanh giao dịch tại điểm bán của chính doanh nghiệp: tạo hóa đơn, thu tiền, quản lý tồn kho của cửa hàng, theo dõi ca làm việc, tích điểm khách lẻ. Nó quản lý những gì xảy ra bên trong cửa hàng, không theo dõi hàng hóa đã được bán cho các nhà phân phối, đại lý độc lập ngoài thị trường. Giải pháp này phù hợp với chuỗi cửa hàng, siêu thị mini, shop thời trang, quán ăn. Tham khảo thêm tại phanmembanhang.com.

DMS – kiểm soát chuỗi phân phối nhiều tầng

DMS quản lý những gì xảy ra bên ngoài doanh nghiệp, trên đường hàng hóa đi qua các đối tác trung gian. Đối tượng quản lý là nhà phân phối, đại lý, điểm bán và nhân viên thị trường; dữ liệu cần theo dõi là sell-in, sell-out, tồn kho đa cấp, độ phủ và chính sách thương mại. Đây là nghiệp vụ mà CRM hay POS không được thiết kế để xử lý. Doanh nghiệp quan tâm có thể xem giải pháp tại DMSAZ.

Lưu ý rằng ba hệ thống này không loại trừ nhau. Một doanh nghiệp sản xuất có thể dùng DMS cho kênh GT, CRM cho đội bán hàng dự án và phần mềm bán hàng cho showroom trưng bày của chính mình. Điều quan trọng là xác định đúng bài toán trước khi chọn công cụ.

Lưu ý khi triển khai DMS: dữ liệu và tích hợp

Vì DMS nằm ở vị trí trung tâm giữa sản xuất, kế toán và thị trường, khả năng kết nối với các hệ thống khác là yếu tố cần xem xét ngay từ đầu. Việc tích hợp thường đòi hỏi tùy chỉnh phần mềm hoặc dùng công cụ trung gian để đảm bảo dữ liệu được liên kết và đồng bộ giữa các hệ thống – ví dụ đơn hàng từ DMS chảy về phần mềm kế toán, hay tồn kho từ ERP cập nhật ngược lại cho sales thị trường. Doanh nghiệp nên liệt kê rõ các hệ thống đang dùng và luồng dữ liệu mong muốn trước khi ký hợp đồng triển khai.

Với doanh nghiệp phân phối thiết bị, nên cân nhắc thêm việc kết nối DMS với hệ thống quản lý bảo hành để lịch bảo trì, bảo hành của sản phẩm đã giao được theo dõi liền mạch. Bạn có thể tham khảo giải pháp bảo hành tại phanmembaohanh.vn và hệ sinh thái giải pháp quản trị tại SoftAZ.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống DMS

DMS có thay thế được CRM không?

Không. DMS quản lý dòng hàng và chính sách qua các cấp phân phối, còn CRM quản lý quan hệ với từng khách hàng. Hai hệ thống có thể dùng song song hoặc tích hợp với nhau tùy mô hình kinh doanh.

Doanh nghiệp nhỏ có một vài nhân viên thị trường có cần DMS không?

Nếu doanh nghiệp đã bán qua nhà phân phối và cần theo dõi sell-out, tồn kho tại điểm bán, DMS vẫn hữu ích dù quy mô nhỏ. Tuy nhiên nên chọn gói phù hợp với nghiệp vụ thực tế, tránh triển khai quá nhiều phân hệ chưa dùng tới.

DMS có quản lý được tồn kho tại điểm bán của đối tác không?

Có. DMS được thiết kế để theo dõi tồn kho ở nhiều cấp, bao gồm kho trung tâm, kho nhà phân phối, kho đại lý và lượng hàng thực tế tại điểm bán, thông qua dữ liệu nhân viên thị trường cập nhật khi viếng thăm.

DMS có phù hợp cho ngành dược và thực phẩm không?

Phù hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp cần minh bạch luồng phân phối và quản lý hạn sử dụng theo nguyên tắc FEFO. Đây là các tính năng mở rộng thường được bổ sung cho hai ngành này.

Cần chuẩn bị gì trước khi triển khai DMS?

Nên chuẩn bị danh sách nhà phân phối, điểm bán, tuyến bán hàng, chính sách thương mại đang áp dụng và các hệ thống cần tích hợp như kế toán hay ERP. Dữ liệu đầu vào càng rõ, việc triển khai càng nhanh và ít phát sinh.

Kết luận

Hệ thống quản lý phân phối DMS là công cụ dành cho doanh nghiệp bán hàng qua nhiều tầng trung gian, nơi cần kiểm soát hàng hóa, chính sách và đội ngũ thị trường ở ngoài phạm vi văn phòng. Trong khi đó, CRM phục vụ việc chăm sóc khách hàng và phần mềm bán hàng cửa hàng phục vụ giao dịch tại quầy. Xác định đúng mục đích sẽ giúp doanh nghiệp tránh đầu tư nhầm công cụ.

Nếu bạn đang cân nhắc số hóa kênh phân phối hoặc muốn được tư vấn mô hình kết hợp DMS – CRM – phần mềm bán hàng phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy liên hệ đội ngũ SoftAZ qua website dmsaz.vn hoặc softaz.vn để được hỗ trợ khảo sát và demo giải pháp.