Tự động hoá công việc lặp lại trong bán hàng: cấu hình từng bước

Ở hầu hết cửa hàng và doanh nghiệp bán lẻ, một ngày làm việc được lấp đầy bởi những thao tác giống hệt nhau: gửi tin xác nhận cho khách vừa đặt hàng, gọi điện nhắc khoản nợ sắp tới hạn, cộng sổ doanh thu khi đóng cửa, đối chiếu tiền chuyển khoản với từng đơn. Từng việc không khó, nhưng gộp lại chúng ngốn hàng giờ đồng hồ và là nguồn gốc của phần lớn sai sót do nhập tay. Tin vui là phần mềm bán hàng hiện nay đã chạy được trên nhiều loại thiết bị, từ máy tính, laptop đến điện thoại và máy tính bảng, đồng thời có thể đồng bộ dữ liệu bán hàng với phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử. Điều đó mở ra khả năng chuyển phần lớn các công việc lặp lại sang chế độ tự động, miễn là bạn biết cách nhận diện và cấu hình chúng đúng cách.

Vì sao cần nhìn lại những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày

Chủ cửa hàng thường chỉ để ý tới doanh số mà ít khi đo lường thời gian nhân viên dành cho các thao tác hành chính. Khi số đơn còn ít, việc gõ tay một tin nhắn hay cộng sổ bằng máy tính cầm tay không thành vấn đề. Nhưng khi đơn tăng lên, kênh bán mở rộng, mỗi thao tác nhỏ sẽ nhân lên theo cấp số và bắt đầu tạo ra hai hệ quả: nhân viên bị kéo khỏi công việc chính là tư vấn và chốt đơn, còn dữ liệu thì rơi rụng vì không ai có thời gian ghi chép đầy đủ.

Ngoài ra, các việc lặp lại thường có chung một đặc điểm là quy tắc rất rõ ràng. Tin xác nhận luôn cần tên khách, mã đơn, số tiền và hình thức giao. Nhắc công nợ luôn dựa trên hạn thanh toán đã thoả thuận. Báo cáo cuối ngày luôn là tổng của các hoá đơn đã lập. Chính vì quy tắc rõ ràng nên chúng là ứng viên lý tưởng để giao cho phần mềm, thay vì để con người làm đi làm lại.

Nhận diện các công việc lặp lại điển hình trong bán hàng

Cách đơn giản để nhận diện là theo dõi một ca làm việc và ghi lại mọi thao tác xảy ra từ hai lần trở lên với cùng một cấu trúc. Dưới đây là những nhóm việc gần như cửa hàng nào cũng gặp.

Nhắn tin xác nhận đơn hàng

Sau khi khách đặt hàng qua điện thoại, mạng xã hội hay tại quầy, nhân viên thường soạn một tin nhắn báo đã nhận đơn, kèm số tiền và thời gian giao. Nội dung tin gần như không đổi, chỉ khác ở vài trường thông tin. Đây là việc dễ tự động nhất vì phần mềm đã có sẵn chức năng quản lý đơn hàng với đầy đủ dữ liệu cần điền.

Nhắc công nợ khách hàng

Với mô hình bán sỉ hoặc bán cho khách quen, việc cho nợ là bình thường. Vấn đề nằm ở chỗ ai nhớ để nhắc, nhắc lúc nào và nhắc bao nhiêu lần. Nếu phụ thuộc vào trí nhớ của kế toán hay chủ cửa hàng, công nợ rất dễ bị bỏ quên. Phần mềm bán hàng có báo cáo công nợ tách riêng cùng doanh thu và thu chi, nên hoàn toàn có thể lấy dữ liệu này làm đầu vào cho lịch nhắc tự động.

Tổng hợp doanh thu và thu chi cuối ngày

Chốt sổ cuối ngày là việc lặp lại đều đặn nhất. Nhân viên phải cộng tổng hoá đơn, tách tiền mặt và chuyển khoản, đối chiếu với két và gửi báo cáo cho chủ. Phần mềm vốn đã ghi nhận từng hoá đơn được lập, có khả năng quản lý doanh thu theo từng tháng và từng năm, đồng thời hỗ trợ in báo cáo doanh thu cùng biểu đồ kết quả kinh doanh. Nói cách khác, dữ liệu để tạo báo cáo cuối ngày đã nằm sẵn trong hệ thống, chỉ cần thiết lập để nó tự xuất ra đúng giờ.

Đối soát thanh toán và tích điểm

Khi cửa hàng chấp nhận nhiều phương thức thanh toán, việc đối chiếu tiền về với từng đơn là nỗi vất vả quen thuộc. Mã QR thanh toán tích hợp trong phần mềm quản lý bán hàng có thể hiển thị đầy đủ thông tin đơn hàng, số tiền và hàng hoá, dịch vụ, nên khoản tiền về được gắn ngay với đơn tương ứng. Tương tự, tích luỹ điểm cho khách là một quy tắc cố định theo giá trị hoá đơn, không có lý do gì để tính tay.

Cập nhật tồn kho sau mỗi lần bán

Mỗi hoá đơn bán ra đồng nghĩa với việc trừ tồn kho. Nếu dùng mã số mã vạch, phần mềm hỗ trợ xuyên suốt từ nhập hàng, nhận diện hàng hoá, quản lý kho cho tới bán hàng và tính tiền qua máy. Với ngành ăn uống, phần mềm còn kiểm kê nguyên liệu xuất nhập trong kho song song với bán hàng, tính tiền và in hoá đơn, nên tồn kho được cập nhật theo từng đơn mà không cần ghi tay.

Tiêu chí chọn việc để giao cho phần mềm

Không phải việc gì lặp lại cũng nên tự động hoá ngay. Để tránh tình trạng máy gửi nhầm tin cho khách hoặc nhắc nợ sai người, hãy lọc theo bốn tiêu chí sau:

• Tần suất cao: việc xảy ra nhiều lần trong ngày, càng nhiều thì lợi ích càng rõ.
• Quy tắc rõ ràng: có thể viết thành câu điều kiện kiểu “khi đơn chuyển sang trạng thái A thì gửi tin B”.
• Dữ liệu đã có trong hệ thống: tên khách, số điện thoại, hạn nợ, mã hàng đều phải nằm trong phần mềm, không nằm trên giấy.
• Có điểm kiểm tra: kết quả tự động phải xem lại được, ví dụ báo cáo cuối ngày vẫn có người đối chiếu với két trước khi lưu.

Bảng dưới đây tóm tắt đầu vào và kết quả kỳ vọng của từng nhóm việc, giúp bạn rà soát xem dữ liệu đã đủ để bắt đầu chưa.

Cấu hình phần mềm xử lý tự động từng bước

Phần dưới đây mô tả trình tự cấu hình chung áp dụng cho các phần mềm bán hàng có đủ chức năng quản lý đơn, công nợ, báo cáo và tích hợp thanh toán, chẳng hạn giải pháp tại phanmembanhang.com. Tên menu có thể khác nhau giữa các hệ thống, nhưng logic là giống nhau.

1. Chuẩn hoá dữ liệu nền. Trước khi bật bất kỳ quy tắc tự động nào, hãy đảm bảo mọi khách hàng có hồ sơ với số điện thoại chính xác và mọi mặt hàng có mã vạch. Mã số mã vạch là nền tảng để phần mềm nhận diện hàng hoá, trừ kho và tính tiền tự động. Dữ liệu nền sai thì mọi bước sau đều sai theo.
2. Tạo mẫu tin nhắn xác nhận đơn. Vào phần cấu hình thông báo, soạn một mẫu tin có các trường động như tên khách, mã đơn, danh sách hàng, tổng tiền và hình thức giao. Gắn điều kiện kích hoạt là khi đơn chuyển sang trạng thái đã xác nhận. Chọn kênh gửi phù hợp với khách của bạn; nếu khách chủ yếu nhắn qua mạng xã hội, có thể kết hợp với công cụ trả lời tự động như Chatbot AZ để tin xác nhận đi đúng kênh khách đang dùng.
3. Thiết lập lịch nhắc công nợ. Dựa trên báo cáo công nợ, định nghĩa các mốc nhắc, ví dụ trước hạn, đúng hạn và sau hạn. Với mỗi mốc, soạn nội dung tin riêng, giọng điệu tăng dần nhưng vẫn lịch sự. Quy định rõ ai nhận được danh sách khách quá hạn để chủ động gọi điện khi tin nhắn không hiệu quả. Nếu doanh nghiệp có đội kinh doanh riêng, lịch nhắc này nên liên kết với hồ sơ khách trên hệ thống chăm sóc khách hàng như CRMAZ để nhân viên phụ trách nhìn thấy toàn bộ lịch sử trao đổi.
4. Cấu hình báo cáo cuối ngày tự động. Chọn các báo cáo cần có gồm doanh thu, thu chi, công nợ phát sinh và tồn kho biến động. Đặt giờ chạy sau thời điểm đóng cửa, chọn hình thức gửi là tệp hoặc bản in. Phần mềm hỗ trợ xem doanh thu theo tháng và theo năm, nên hãy tận dụng để lập thêm báo cáo định kỳ hằng tuần và hằng tháng, tránh việc cuối tháng lại phải cộng tay từ báo cáo ngày.
5. Bật đồng bộ với kế toán và hoá đơn điện tử. Khi dữ liệu bán hàng tự đẩy sang phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử, kế toán không phải nhập lại từng hoá đơn. Hãy kiểm tra kỹ bảng ánh xạ tài khoản và danh mục hàng hoá trong lần đồng bộ đầu tiên, sau đó để chạy định kỳ.
6. Tích hợp thanh toán QR theo đơn. Thay vì dùng mã QR cá nhân cố định, hãy bật tính năng sinh mã QR gắn với từng đơn trong phần mềm. Mã này mang đầy đủ thông tin đơn hàng, số tiền và hàng hoá, nên tiền về được tự động khớp với đơn, loại bỏ việc đối soát tay từng dòng sao kê. Đồng thời khai báo đủ các phương thức thanh toán cửa hàng chấp nhận để báo cáo cuối ngày tách đúng nguồn tiền.
7. Thiết lập quy tắc tích điểm và chăm sóc khách. Định nghĩa tỷ lệ quy đổi điểm theo giá trị hoá đơn, điều kiện đổi điểm và thời hạn. Với phần mềm có hệ thống báo cáo nâng cao, bạn có thể dựa trên phân tích hành vi mua hàng để tạo các nhắc nhở chăm sóc khách lâu không quay lại.
8. Chạy thử và đặt điểm kiểm soát. Trong tuần đầu, bật từng quy tắc một thay vì bật tất cả. Mỗi ngày đối chiếu kết quả tự động với cách làm thủ công cũ để phát hiện lệch. Khi đã ổn định, giữ lại một bước kiểm tra tối thiểu, ví dụ chủ cửa hàng xem báo cáo cuối ngày trước khi lưu.

Online hay offline: chọn nền tảng phù hợp để tự động hoá

Khả năng tự động hoá phụ thuộc đáng kể vào việc phần mềm của bạn chạy cục bộ hay trên nền tảng trực tuyến. Hai mô hình này khác nhau ở thiết bị sử dụng, rủi ro dữ liệu và cách cập nhật tính năng.

Với các việc như nhắn tin xác nhận hay nhắc công nợ, phần mềm online có lợi thế vì chủ cửa hàng theo dõi được từ điện thoại ở bất cứ đâu. Ngược lại, nếu cửa hàng chỉ bán tại quầy và mạng không ổn định, mô hình offline vẫn tự động được khâu lập hoá đơn, trừ kho và in báo cáo doanh thu, nhưng cần thêm thói quen sao lưu dữ liệu đều đặn.

Lưu ý khi đưa quy trình tự động vào vận hành

• Sao lưu trước khi thay đổi cấu hình. Với phần mềm chạy cục bộ, rủi ro hư ổ cứng hay nhiễm virus là có thật, vì vậy hãy sao lưu trước mỗi lần chỉnh quy tắc lớn.
• Kiểm tra thiết bị. Nếu máy tính hoặc điện thoại cấu hình thấp khiến phần mềm chạy chậm, các tác vụ tự động có thể bị trễ hoặc lỗi. Nên thử trên thiết bị thực tế của nhân viên chứ không chỉ trên máy của chủ.
• Không gửi quá nhiều tin. Tự động hoá không có nghĩa là dội tin cho khách. Mỗi đơn chỉ cần một tin xác nhận; lịch nhắc nợ nên giới hạn số lần và giãn cách hợp lý.
• Phân quyền rõ ràng. Ai được sửa mẫu tin, ai được đổi lịch nhắc, ai nhận báo cáo cuối ngày. Thiếu phân quyền, quy tắc tự động dễ bị thay đổi mà không ai hay.
• Rà soát định kỳ. Mỗi tháng xem lại danh sách quy tắc đang chạy, tắt những quy tắc không còn phù hợp và cập nhật mẫu tin theo chương trình kinh doanh mới.

Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng nhỏ có cần tự động hoá không?

Có, nhưng nên bắt đầu từ việc đơn giản nhất như tin xác nhận đơn và báo cáo cuối ngày. Hai việc này tốn ít công cấu hình mà tiết kiệm thời gian rõ rệt, sau đó mới mở rộng sang nhắc công nợ và tích điểm.

Nhắc công nợ tự động có làm khách khó chịu không?

Không, nếu nội dung tin lịch sự, gửi đúng mốc đã thoả thuận và không quá dày. Thực tế nhiều khách thích được nhắc sớm để chủ động thu xếp, hơn là bị gọi gấp khi đã quá hạn.

Dữ liệu cũ đang ghi trên sổ thì làm sao?

Cần nhập một lần vào phần mềm, ưu tiên hồ sơ khách còn giao dịch và danh mục hàng đang bán. Gắn mã vạch cho hàng hoá ngay trong đợt này để các bước trừ kho, tính tiền về sau chạy tự động.

Phần mềm offline có tự động hoá được không?

Được ở các khâu lập hoá đơn, trừ kho, tích điểm và in báo cáo doanh thu. Hạn chế nằm ở chỗ chỉ dùng trên máy tính đã cài và việc bổ sung tính năng mới có thể phát sinh chi phí, nên các tác vụ cần theo dõi từ xa sẽ phù hợp hơn với phần mềm online.

Bao lâu thì nên xem lại các quy tắc tự động?

Nên rà soát hằng tháng hoặc mỗi khi có thay đổi về chính sách bán hàng, chương trình khách hàng thân thiết hay thêm kênh bán mới để mẫu tin và lịch nhắc luôn khớp với thực tế.

Tự động hoá các việc lặp lại không đòi hỏi đầu tư lớn, chỉ cần nhận diện đúng việc, chuẩn hoá dữ liệu và cấu hình từng bước có kiểm soát. Nếu bạn muốn được tư vấn cách thiết lập quy trình tự động phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, hãy liên hệ đội ngũ SoftAZ qua phanmembanhang.com hoặc softaz.vn để được hỗ trợ khảo sát và triển khai.