Khung đánh giá phần mềm bán hàng có đáng chi phí hay không

Rất nhiều chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp nhỏ đứng trước cùng một câu hỏi: trả phí thuê bao phần mềm bán hàng hằng tháng có thực sự xứng đáng, hay đó chỉ là một khoản chi thêm? Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta thường nhìn thấy rất rõ khoản tiền phải trả, nhưng lại không nhìn thấy rõ những gì phần mềm mang lại. Bài viết này giới thiệu một khung đánh giá gọn, dễ áp dụng, giúp bạn so sánh lợi ích thực tế với toàn bộ chi phí trước khi quyết định.

Vì sao không nên chỉ nhìn vào phí thuê bao

Phí thuê bao là con số dễ thấy nhất và vì thế hay bị dùng làm tiêu chí duy nhất. Tuy nhiên, chi phí thực sự của một phần mềm còn gồm thời gian đào tạo nhân viên, thời gian triển khai, công sức chuyển dữ liệu cũ và cả chi phí cơ hội khi hệ thống không chạy đúng. Ngược lại, lợi ích cũng không chỉ nằm ở việc in hóa đơn nhanh hơn mà còn ở những khoản tiền không bị thất thoát, những đơn hàng không bị quên và những giờ làm việc được giải phóng.

Một tài liệu phân tích tổng chi phí sở hữu phần mềm điểm bán hàng cho rằng, khi tính đủ các khoản trong 24 tháng, doanh nghiệp có thể cắt giảm từ 30% đến 50% chi phí so với cách vận hành cũ. Con số này chưa được kiểm chứng độc lập, nhưng nó gợi ý một điều quan trọng: phải xem xét trên cả một chu kỳ sử dụng, không phải một tháng riêng lẻ.

Ở chiều ngược lại, cũng có những cảnh báo thực tế. Một bài đánh giá phần mềm ngành ăn uống ghi nhận rằng ngay cả khi đã dùng phần mềm, doanh nghiệp vẫn có thể gặp sai sót và mất mát trong lưu trữ dữ liệu. Điều đó có nghĩa phần mềm không tự động tạo ra giá trị; nó chỉ tạo ra giá trị khi được chọn đúng và dùng đúng. Khung đánh giá dưới đây giúp bạn kiểm tra điều kiện đó.

Bốn thước đo lợi ích cần đo trước và sau

Để không rơi vào cảm tính, hãy chọn bốn chỉ số có thể đếm được. Bạn ghi lại số liệu trong một tuần vận hành theo cách hiện tại, rồi ghi lại trong một tuần dùng thử phần mềm. Sự chênh lệch chính là lợi ích thực.

1. Thời gian tiết kiệm mỗi ngày

Hãy liệt kê các việc lặp lại hằng ngày: lên đơn, kiểm hàng tồn, chốt ca, tổng hợp doanh thu, đối chiếu tiền mặt, trả lời khách về tình trạng đơn. Với mỗi việc, ghi lại thời gian trung bình mà nhân viên hoặc chính bạn đang bỏ ra. Một nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng và kho đa kênh trên thị trường công bố rằng khách hàng của họ tiết kiệm được 3 giờ vận hành mỗi ngày. Đây là số liệu tự công bố, bạn không nên mặc định mình cũng đạt mức đó, nhưng nó là một mốc tham khảo để tự đo ở doanh nghiệp của mình.

Điểm cần lưu ý: thời gian tiết kiệm chỉ có giá trị khi nó được dùng cho việc khác có ích, ví dụ chăm sóc khách, kiểm tra chất lượng hàng, hay đơn giản là chủ cửa hàng không phải ở lại muộn để chốt sổ.

2. Sai sót giảm

Sai sót là khoản chi phí ẩn lớn nhất của cách quản lý thủ công. Hãy đếm trong một tuần: số lần tính nhầm tiền, số lần ghi sai số lượng tồn, số lần bán sản phẩm đã hết hàng, số lần nhầm giá niêm yết giữa các kênh. Mỗi sai sót thường kéo theo chi phí xử lý, hoàn tiền, hoặc mất lòng tin của khách. Sau khi dùng thử phần mềm, đếm lại cùng những hạng mục đó.

Nếu con số không giảm, có hai khả năng: phần mềm chưa phù hợp với quy trình của bạn, hoặc nhân viên chưa được hướng dẫn đủ. Cả hai đều là tín hiệu cần xử lý trước khi ký hợp đồng dài hạn.

3. Đơn hàng không bị bỏ sót

Với doanh nghiệp bán đa kênh (cửa hàng, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử, điện thoại), đơn bị bỏ quên là chuyện xảy ra thường xuyên mà ít ai thống kê. Hãy đếm số đơn khách phải nhắc lại, số đơn giao trễ vì không ai nhận thấy, số đơn trùng lặp. Phần mềm gom đơn về một nơi sẽ giảm những trường hợp này, và mỗi đơn được cứu là doanh thu được giữ lại.

4. Dữ liệu để ra quyết định

Thước đo cuối khó đếm hơn nhưng rất đáng kể: bạn có trả lời được các câu hỏi như mặt hàng nào bán chậm, kênh nào đang sinh lời, khách quay lại bao nhiêu phần trăm mà không phải ngồi gõ bảng tính hay không? Nếu phần mềm cho bạn câu trả lời trong vài phút thay vì vài giờ, đó là lợi ích đáng ghi nhận, nhất là khi bạn cần kết nối sang kế toán, CRM hay các ứng dụng quản trị khác về sau.

Ba khoản chi phí phải cộng đủ

Phía chi phí, hãy tránh cả hai thái cực: chỉ tính phí thuê bao, hoặc sợ hãi trước những khoản chưa rõ. Cộng đủ ba nhóm sau là bạn có bức tranh thực tế.

Phí thuê bao và các khoản cộng thêm

Ngoài gói chính, hãy hỏi rõ phí khi thêm cửa hàng, thêm kho, thêm người dùng, thêm kênh bán. Một số phần mềm cài đặt tại chỗ không thu phí định kỳ nhưng lại yêu cầu trả thêm khi bạn muốn cập nhật tính năng mới, theo ghi nhận của một bài tổng hợp về phần mềm bán hàng ngoại tuyến. Ngược lại, có phần mềm công bố không thu phí trong một thời gian nhất định hoặc vô thời hạn với bộ chức năng cơ bản; khi đó cần hỏi kỹ phần nào cần trả tiền và điều kiện đi kèm là gì.

Chi phí đào tạo

Chi phí đào tạo gồm thời gian nhân viên học, thời gian người quản lý hướng dẫn, và năng suất giảm trong những ngày đầu. Có nhà cung cấp cho biết nhân viên chỉ cần khoảng 15 phút làm quen là có thể thao tác thành thạo. Đây là mức công bố của một bên bán, bạn nên tự kiểm chứng bằng cách cho một nhân viên mới thử mà không có sự hỗ trợ của bạn. Nếu người đó tự hoàn thành một giao dịch trọn vẹn, chi phí đào tạo sẽ thấp; nếu phải hỏi liên tục, hãy nhân thời gian đó với số nhân viên và số ca làm việc.

Chi phí triển khai và chuyển đổi

Với cửa hàng nhỏ, triển khai thường chỉ là nhập danh mục hàng và cài máy in hóa đơn. Nhưng với chuỗi nhiều điểm bán hoặc doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn, một hướng dẫn quốc tế về chi phí hệ thống điểm bán cho biết thời gian triển khai có thể kéo dài 6 đến 12 tháng. Trong khoảng đó, bạn vẫn phải vận hành song song hai hệ thống, nên hãy tính cả nhân lực theo dõi dự án.

Bảng khung đánh giá và cách chấm

Bảng dưới đây gom các yếu tố thành một phiếu chấm đơn giản. Bạn điền số liệu thực tế của mình vào cột đo trước và đo sau, không cần dùng số của nhà cung cấp.

Cách đọc bảng: nếu cột đo sau tốt hơn cột đo trước ở ít nhất ba hạng mục lợi ích, và thời gian học, thời gian triển khai nằm trong mức bạn chấp nhận được, phần mềm nhiều khả năng đáng chi phí. Nếu chỉ cải thiện ở một hạng mục, hãy cân nhắc giải pháp gọn hơn hoặc thương lượng lại phạm vi sử dụng.

Cách thử nghiệm trước khi quyết định

Nhiều nhà cung cấp cho phép dùng thử, chẳng hạn một giải pháp kết nối thương mại điện tử công bố thời gian trải nghiệm 15 ngày. Hãy tận dụng giai đoạn này đúng cách thay vì chỉ mở lên xem giao diện.

1. Chọn một điểm bán hoặc một kênh để thử. Không chuyển toàn bộ hệ thống ngay; chọn nơi có lượng giao dịch đủ lớn để thấy khác biệt nhưng đủ nhỏ để kiểm soát rủi ro.
2. Ghi số liệu nền trước khi bắt đầu. Ít nhất một tuần với bốn thước đo ở trên. Không có số liệu nền thì không thể nói phần mềm có giúp ích hay không.
3. Để nhân viên trực tiếp dùng. Người bán hàng mới là người quyết định phần mềm có sống được hay không. Hỏi họ thao tác nào vướng, báo cáo nào không hiểu.
4. Thử tình huống xấu. Mất mạng, in sai hóa đơn, khách đổi trả, hai người cùng sửa một đơn. Phần mềm xử lý ra sao và dữ liệu có giữ nguyên không.
5. Kiểm tra khả năng kết nối. Nếu bạn đã có kế toán, CRM hoặc dự định dùng, hãy hỏi phần mềm có kết nối được với các hệ thống đó không, vì đây là nơi phát sinh chi phí ẩn về sau.

Kết thúc giai đoạn thử, điền lại bảng chấm. Lúc này quyết định của bạn dựa trên số liệu tại chính doanh nghiệp mình, không phải lời giới thiệu.

Dấu hiệu phần mềm không đáng chi phí

Có những tín hiệu cho thấy bạn nên dừng lại, dù phần mềm có nhiều tính năng đến đâu:

• Nhân viên vẫn phải ghi tay song song vì không tin vào số liệu trên phần mềm.
• Báo cáo có rất nhiều nhưng bạn không mở xem vì không trả lời được câu hỏi mình cần.
• Thời gian chốt ca, kiểm kho không giảm hoặc tăng lên do thao tác rườm rà.
• Mỗi lần muốn thêm kênh bán, thêm kho hay thêm người dùng đều phải trả thêm vượt dự tính ban đầu.
• Nhà cung cấp không trả lời rõ về sao lưu, phục hồi dữ liệu và điều kiện lấy lại dữ liệu khi ngừng dùng.
• Phần mềm không kết nối được với hệ thống kế toán hay quản trị bạn đang dùng, buộc nhập liệu hai lần.

Ngược lại, dấu hiệu tốt là nhân viên chủ động dùng mà không cần nhắc, chủ doanh nghiệp xem được tình hình kinh doanh trên điện thoại mà không phải gọi hỏi, và các con số tồn kho khớp với thực tế khi kiểm đột xuất.

Câu hỏi thường gặp

Nên đo trong bao lâu để kết luận?

Tối thiểu một tuần trước và một tuần sau với cùng điều kiện kinh doanh. Nếu doanh nghiệp có tính mùa vụ, hãy chọn hai tuần có lượng khách tương đương. Khoảng thời gian dùng thử mà một số nhà cung cấp đưa ra, ví dụ 15 ngày, là vừa đủ để thực hiện phép đo này.

Doanh nghiệp rất nhỏ có cần khung đánh giá không?

Càng nhỏ càng cần, vì mỗi giờ của chủ cửa hàng và mỗi đơn bị quên đều chiếm tỷ lệ lớn trong tổng kết quả. Bạn chỉ cần rút gọn bảng chấm còn hai hạng mục: thời gian tiết kiệm và đơn không bỏ sót.

Phần mềm không thu phí có phải lựa chọn an toàn?

Không hẳn. Hãy hỏi rõ bộ chức năng nào không mất phí, phần nào phải trả khi mở rộng, và dữ liệu của bạn được lưu ở đâu. Chi phí đào tạo và chi phí sai sót vẫn tồn tại dù phí thuê bao bằng không.

Làm sao biết phần mềm có đồng hành lâu dài?

Hỏi về lộ trình cập nhật, cách hỗ trợ khi gặp sự cố, khả năng kết nối với kế toán, CRM, ERP và quy trình xuất dữ liệu khi bạn muốn chuyển đổi. Phần mềm càng mở về kết nối, chi phí thay đổi về sau càng thấp.

Có nên chọn giải pháp triển khai nhanh thay vì đầy đủ?

Nếu bạn là cửa hàng hoặc chuỗi nhỏ, ưu tiên giải pháp chạy được ngay và mở rộng dần. Chỉ doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn mới cần chấp nhận giai đoạn triển khai tính bằng nhiều tháng, và khi đó cần kế hoạch nhân sự rõ ràng.

Lời kết

Phần mềm bán hàng đáng chi phí khi những gì nó giữ lại cho bạn, gồm thời gian, đơn hàng và sự chính xác, lớn hơn tổng của phí thuê bao, đào tạo và triển khai, tính trên cả chu kỳ sử dụng. Khung đánh giá trong bài không đòi hỏi công cụ phức tạp, chỉ cần một tuần ghi chép trước và một tuần ghi chép sau.

Nếu bạn muốn áp dụng khung này với phần mềm bán hàng của SoftAZ, đội ngũ tư vấn sẵn sàng cùng bạn thiết lập phiếu chấm, hỗ trợ giai đoạn dùng thử và trả lời các câu hỏi về kết nối với CRM, kế toán hay ERP. Hãy liên hệ SoftAZ qua softaz.vn để được tư vấn theo đúng quy mô và ngành hàng của doanh nghiệp bạn.