Lập tuyến bán hàng: sắp lịch viếng thăm điểm bán sao cho hợp lý

Với doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng, hiệu quả của đội thị trường phụ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức công việc hiện trường. Tuyến đi hợp lý giúp nhân viên đến đúng điểm bán, đúng chu kỳ, tiết kiệm thời gian di chuyển; ngược lại, tuyến lộn xộn khiến điểm bán bị bỏ quên, hàng hết trên kệ mà công ty không biết. Bài viết này tập trung vào cách thiết kế tuyến bán hàng và lịch viếng thăm theo ngày, theo tuần dành cho giám sát bán hàng và trưởng vùng.

Vì sao viếng thăm theo cảm tính dễ bỏ sót điểm bán

Thị trường bán lẻ truyền thống tại Việt Nam có quy mô rất lớn, với hơn 1,5 triệu điểm bán, tập trung ở các ngành như hàng tiêu dùng nhanh, đồ uống, dược phẩm. Mỗi nhân viên thị trường phụ trách một danh sách điểm bán nằm rải rác trên nhiều tuyến đường, nhiều khu dân cư. Nếu để nhân viên tự quyết định hôm nay đi đâu, hệ quả thường thấy là:

• Điểm bán quen được ghé nhiều, điểm bán khó bị lãng quên. Nhân viên có xu hướng ưu tiên nơi dễ lấy đơn, chủ quán thân thiện, trong khi các điểm bán ở xa, ít đơn hoặc chủ khó tính dần biến mất khỏi lịch mà không ai phát hiện.
• Di chuyển lòng vòng, trùng lặp. Sáng ở đầu quận, trưa quay về cuối quận, chiều lại đi ngược hướng. Thời gian trên đường chiếm phần lớn, thời gian đứng tại quầy kệ còn rất ít.
• Không có căn cứ để kiểm tra. Khi giám sát hỏi tuần này đã ghé điểm nào, câu trả lời phụ thuộc vào trí nhớ và sự trung thực của nhân viên, không đối chiếu được với kế hoạch.
• Khó phát hiện điểm bán không phát sinh giao dịch. Một điểm bán không có đơn trong thời gian dài có thể là do chưa được ghé, hoặc đã chuyển sang mua từ nguồn khác; nếu không có lịch chuẩn thì không tách bạch được hai nguyên nhân này.

Phần mềm DMS được thiết kế để quản lý mạng lưới nhà phân phối, đại lý, điểm bán, đơn hàng, tuyến bán hàng và hoạt động kinh doanh ngoài thị trường. Nhưng phần mềm chỉ phát huy khi doanh nghiệp đã có một bộ tuyến được thiết kế có nguyên tắc. Vì vậy, bước đầu tiên luôn là ngồi lại với bản đồ và danh sách điểm bán.

Nguyên tắc chia tuyến: địa bàn, tần suất và nhóm điểm bán

Một tuyến bán hàng tốt phải trả lời được ba câu hỏi: nhân viên đi ở đâu, điểm bán nào cần đến thường xuyên hơn, và thứ tự ghé thăm trong ngày ra sao. Ba câu hỏi đó tương ứng với ba lớp thiết kế dưới đây.

Chia theo địa bàn: khoanh vùng trước, xếp điểm sau

Hãy bắt đầu bằng việc đưa toàn bộ điểm bán hiện có lên bản đồ, gắn tọa độ cho từng điểm. Sau đó khoanh thành các cụm địa lý liền kề, mỗi cụm có ranh giới tự nhiên như trục đường lớn, sông, ranh phường. Mục tiêu là mỗi ngày nhân viên chỉ làm việc trong một cụm, di chuyển theo một chiều nhất quán, không phải băng qua cụm khác rồi quay lại. Khi chia địa bàn, giám sát nên để ý:

• Điểm xuất phát và điểm kết thúc trong ngày nên gần nhà phân phối hoặc gần nơi nhân viên ở, để giảm quãng đường rỗng.
• Các cụm trong cùng một tuyến tuần nên nối tiếp nhau về mặt địa lý, để khi có việc đột xuất nhân viên vẫn hỗ trợ được cụm bên cạnh.
• Tránh để hai nhân viên chồng lấn trên cùng tuyến đường, vì dễ dẫn đến tranh chấp điểm bán và điểm bán nhận hai thông điệp khác nhau.

Phân nhóm điểm bán theo tần suất viếng thăm

Không phải điểm bán nào cũng cần được ghé với tần suất như nhau. Cửa hàng tạp hóa lớn, đại lý cấp dưới quay vòng hàng nhanh cần được chăm sóc dày hơn so với quán nhỏ bán lai rai. Cách làm phổ biến là xếp điểm bán vào vài nhóm theo mức độ quan trọng, mỗi nhóm gắn với một chu kỳ viếng thăm riêng. Tiêu chí xếp nhóm có thể dựa trên doanh số sell-out, tốc độ hết hàng trên kệ, vai trò trong chương trình trưng bày và tiềm năng phát triển.

Lưu ý rằng chu kỳ cụ thể cho từng nhóm phải do doanh nghiệp tự xác định dựa trên ngành hàng, hạn dùng sản phẩm và năng lực đội ngũ. Không có một con số chuẩn chung áp dụng cho mọi ngành.

Sắp thứ tự ghé thăm trong ngày

Sau khi đã có cụm địa bàn và nhóm tần suất, bước cuối là xếp thứ tự các điểm bán trong một ngày thành một vòng đi liền mạch. Nguyên tắc đơn giản: đi theo một hướng, hạn chế quay đầu, ưu tiên các điểm bán có giờ nhận hàng hoặc giờ chủ quán có mặt. Các điểm trọng điểm nên được xếp ở khung giờ nhân viên còn tỉnh táo và điểm bán chưa quá đông khách, để có đủ thời gian kiểm tồn và chụp ảnh trưng bày.

Lịch tuần mẫu và cách điều chỉnh khi có điểm bán mới

Khi đã có cụm địa bàn và nhóm điểm bán, giám sát ghép chúng thành lịch tuần cố định. Lịch cố định là điểm mấu chốt: nhân viên biết trước, điểm bán biết trước, và giám sát có căn cứ để đối chiếu. Dưới đây là một khung lịch tuần mang tính minh họa, mỗi doanh nghiệp cần thay bằng cụm địa bàn thực tế của mình.

Mô hình trên cho thấy cách các cụm có nhiều điểm trọng điểm được quay lại trong tuần, còn cụm ít quan trọng chỉ đi một lượt. Khi thiết kế, giám sát nên để một khoảng trống nhỏ trong lịch mỗi ngày cho các việc phát sinh như đổi trả hàng, hỗ trợ điểm bán khiếu nại hoặc ghé điểm bán mới.

Khi có điểm bán mới phát sinh

Điểm bán mới là nguồn tăng trưởng nhưng cũng là nguyên nhân làm tuyến bị méo nếu xử lý tùy tiện. Cách làm nên theo trình tự:

1. Gắn tọa độ ngay khi mở điểm. Nhân viên tạo điểm bán trên ứng dụng tại chỗ, có vị trí GPS, để giám sát nhìn thấy điểm đó nằm trong cụm nào.
2. Xếp vào cụm gần nhất theo địa lý, không xếp theo cảm tính hay theo mong muốn của nhân viên.
3. Tạm xếp vào nhóm tiềm năng với tần suất dày hơn trong giai đoạn đầu để tạo thói quen đặt hàng, sau đó đánh giá lại và chuyển sang nhóm phù hợp.
4. Rà soát lại tải của ngày đó. Nếu ngày của cụm đã quá đầy, cân nhắc chuyển một vài điểm thuộc nhóm duy trì sang ngày khác hoặc sang nhân viên bên cạnh, thay vì cố nhét thêm.
5. Cập nhật lịch chính thức trên hệ thống để lần viếng thăm sau nhân viên được nhắc đúng.

Ngược lại, điểm bán đã đóng cửa hoặc chuyển đổi mặt hàng cần được đánh dấu ngừng hoạt động, tránh tình trạng tuyến vẫn hiển thị điểm bán không còn tồn tại và nhân viên mất công ghé.

Vai trò của phần mềm DMS trong hiển thị tuyến và nhắc lịch

Khi bộ tuyến đã được thiết kế xong trên giấy, phần mềm là công cụ đưa nó vào vận hành hằng ngày. Theo các nguồn phân tích về giải pháp quản lý phân phối, phần mềm DMS giúp doanh nghiệp giám sát đội sales thị trường, kiểm soát độ phủ điểm bán, quản lý sell-in, sell-out và hoạt động trưng bày trên kênh truyền thống theo thời gian thực. Riêng với bài toán tuyến và lịch viếng thăm, những điểm đáng quan tâm gồm:

Nhân viên nhìn thấy tuyến của mình ngay trên điện thoại

Ứng dụng di động dành cho đội bán hàng tuyến cho phép nhân viên xem tuyến và lịch viếng thăm của ngày, thực hiện check-in và check-out tại điểm bán, đồng thời lên đơn hàng trực tiếp trên điện thoại. Toàn bộ thông tin cần cho công việc ngoài thị trường nằm trong ứng dụng, nhân viên không phải nhớ hay mang sổ giấy. Điều này loại bỏ lý do quên điểm bán.

Giám sát đối chiếu kế hoạch với thực tế

Phần mềm ghi nhận thời gian check-in, check-out tại từng điểm bán kèm tọa độ GPS, và cho phép theo dõi lộ trình di chuyển thực tế của từng nhân viên trên bản đồ. Giám sát có thể so sánh tuyến kế hoạch với quãng đường thật để phát hiện trường hợp đi lòng vòng, ghé sai thứ tự hoặc bỏ qua điểm bán. Khi dữ liệu được đồng bộ về trụ sở ngay theo thời gian thực, trưởng vùng ở xa vẫn nắm được tình hình trong ngày thay vì chờ báo cáo cuối tuần.

Báo cáo độ phủ và điểm bán không phát sinh giao dịch

Các hệ thống DMS thường có báo cáo về tần suất viếng thăm, độ phủ điểm bán và tỷ lệ điểm bán không phát sinh giao dịch trong một khoảng thời gian, cùng doanh số theo khu vực, nhà phân phối, điểm bán và nhân viên. Đây chính là bộ công cụ để đánh giá tuyến đã thiết kế có hợp lý hay chưa: nếu một nhóm điểm bán liên tục không có đơn dù vẫn được ghé, cần xem lại cách phân nhóm; nếu điểm bán có đơn nhưng không có check-in, cần xem lại tính trung thực của việc viếng thăm.

Dữ liệu tại điểm bán được thu thập đầy đủ hơn

Ngoài đơn hàng, nhân viên có thể chụp ảnh trưng bày tại điểm bán và đính kèm vào báo cáo; hình ảnh được lưu trữ tập trung, dễ lọc và tra cứu. Một số phần mềm hiện đại còn nhận diện hình ảnh trưng bày để đánh giá mức độ tuân thủ quầy kệ. Về tồn kho, DMS theo dõi được tồn ở nhiều cấp trong chuỗi phân phối từ kho trung tâm, kho nhà phân phối, kho đại lý đến tồn thực tế tại điểm bán, và có thể cảnh báo tự động khi tồn kho của một điểm bán xuống dưới ngưỡng tối thiểu. Những cảnh báo này là gợi ý rất tốt để giám sát chèn thêm lượt ghé ngoài kế hoạch cho đúng điểm cần.

Áp dụng chương trình thương mại đúng đối tượng

Khi đi tuyến, nhân viên thường phải nhớ chương trình nào đang áp dụng cho nhóm điểm bán nào. Hệ thống quản lý điểm bán có thể tự động áp dụng và theo dõi các chương trình dành cho kênh phân phối theo đúng đối tượng và thời gian, nhân viên không cần tự tính, giảm sai sót khi lên đơn tại chỗ.

Với doanh nghiệp nhỏ có dưới 10 sales thị trường, việc lập tuyến trên bảng tính vẫn khả thi, nhưng khi mạng lưới mở rộng, việc tự động hóa lực lượng bán hàng là điều kiện để nâng năng suất đội sales, minh bạch hoạt động thị trường và tăng trưởng doanh thu. Bạn có thể tham khảo giải pháp quản lý phân phối của chúng tôi tại DMSAZ.

Những lỗi thường gặp khi lập tuyến lần đầu

Doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa tuyến thường mắc một số lỗi giống nhau. Nhận diện sớm sẽ giúp giám sát đỡ mất công làm lại.

• Chia tuyến theo danh sách khách hàng thay vì theo bản đồ. Nhiều nơi lấy danh sách điểm bán cũ của từng nhân viên rồi chia đều số lượng, không quan tâm vị trí. Kết quả là mỗi tuyến ngày vẫn trải trên địa bàn rộng, nhân viên vẫn đi lòng vòng.
• Áp cùng một tần suất cho mọi điểm bán. Điểm bán nhỏ bị ghé quá nhiều gây phiền cho chủ quán, điểm bán lớn bị ghé quá ít dẫn đến hết hàng. Phân nhóm là bước không nên bỏ qua.
• Xếp lịch kín hoàn toàn, không có khoảng đệm. Chỉ cần một điểm bán phát sinh khiếu nại hoặc kẹt xe là cả ngày đổ vỡ, các điểm cuối tuyến bị bỏ qua và thành thói quen.
• Không gắn tọa độ cho điểm bán. Không có GPS thì không kiểm tra được check-in, không vẽ được lộ trình, và mọi báo cáo độ phủ đều chỉ dựa trên lời khai.
• Để nhân viên tự ý đổi tuyến mà không ghi nhận. Điều chỉnh là cần thiết, nhưng phải đi qua giám sát và cập nhật lên hệ thống, nếu không lịch trên phần mềm và thực tế sẽ nhanh chóng lệch nhau.
• Thiết kế một lần rồi để nguyên. Thị trường thay đổi: điểm bán mở mới, đóng cửa, đổi chủ, tuyến đường sửa chữa. Tuyến cần được rà soát định kỳ dựa trên báo cáo độ phủ và điểm bán không phát sinh đơn.
• Nhầm lẫn giữa DMS và CRM. DMS tập trung vào vận hành kênh phân phối gồm tuyến bán hàng, giám sát sales thị trường, độ phủ, sell-out và trưng bày; còn CRM thiên về chăm sóc quan hệ khách hàng. Dùng công cụ không đúng trọng tâm sẽ không giải quyết được bài toán tuyến.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu lập tuyến từ đâu khi doanh nghiệp chưa có dữ liệu điểm bán chuẩn?

Hãy bắt đầu bằng việc cho nhân viên đi thực địa, tạo và gắn tọa độ cho từng điểm bán trên ứng dụng. Có bản đồ điểm bán đầy đủ rồi mới khoanh cụm, phân nhóm và xếp lịch. Làm ngược lại sẽ phải sửa nhiều lần.

Có cần cố định lịch tuần hay để nhân viên linh hoạt?

Nên cố định khung lịch tuần và chỉ linh hoạt trong khoảng đệm đã chừa sẵn. Lịch cố định giúp điểm bán quen ngày nhân viên đến, giám sát đối chiếu được kế hoạch với thực tế, còn khoảng đệm xử lý việc phát sinh và điểm bán mới.

Làm sao biết một tuyến đã hợp lý hay chưa?

Dựa vào dữ liệu check-in, check-out, lộ trình thực tế trên bản đồ, báo cáo độ phủ và tỷ lệ điểm bán không phát sinh giao dịch. Nếu điểm bán được ghé đều nhưng vẫn không có đơn, hoặc quãng đường thực tế lệch nhiều so với kế hoạch, tuyến cần được xem lại.

Doanh nghiệp ít nhân viên thị trường có cần phần mềm DMS không?

Với đội ngũ dưới 10 sales thị trường, bảng tính và bản đồ giấy vẫn có thể dùng được ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên khi số điểm bán tăng và cần kiểm soát GPS, ảnh trưng bày, tồn kho tại điểm bán, phần mềm sẽ giúp giám sát tiết kiệm đáng kể công sức đối chiếu thủ công.

Lời kết

Một bộ tuyến bán hàng được thiết kế có nguyên tắc, kết hợp lịch viếng thăm cố định và công cụ hiển thị, nhắc lịch, đối chiếu trên phần mềm, sẽ giúp đội thị trường đi đúng nơi, đúng lúc, không bỏ sót điểm bán và không mất thời gian trên đường. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn hóa tuyến cho đội thị trường và cần một giải pháp quản lý phân phối phù hợp, hãy liên hệ với đội ngũ SoftAZ qua dmsaz.vn hoặc softaz.vn để được tư vấn theo đặc thù ngành hàng và quy mô mạng lưới của bạn.